Ниже представлен вариант оформления шаблонов внутренней документации
────────────────────────────
Журнал регистрации действий с персональными данными
────────────────────────────
Запись 1:
• Дата: 01.06.23
• ФИО клиента: Иванова А.П.
• Полученные данные: Имя, телефон, email
• Цель обработки: Запись на окрашивание
• Согласие: Получено
• Срок хранения: 1 год
• Дата удаления: –
Запись 2:
• Дата: 03.06.23
• ФИО клиента: Петров С.В.
• Полученные данные: Имя, телефон
• Цель обработки: Запись на стрижку
• Согласие: Получено
• Срок хранения: 1 год
• Дата удаления: –
Запись 3:
• Дата: 05.06.23
• ФИО клиента: Сидорова Е.А.
• Полученные данные: Имя, телефон, фото
• Цель обработки: Подбор прически
• Согласие: Получено
• Срок хранения: 6 месяцев
• Дата удаления: –
Запись 4:
• Дата: 10.06.23
• ФИО клиента: Козлов Д.И.
• Полученные данные: Имя, телефон
• Цель обработки: Запись на стрижку
• Согласие: Получено
• Срок хранения: 1 год
• Дата удаления: 15.12.23
────────────────────────────
2. Журнал регистрации информированных согласий
────────────────────────────
Запись 1:
• Дата: 01.06.23
• ФИО клиента: Иванова А.П.
• Способ получения: WhatsApp
• Объем согласия: Обработка ПД, рекламные рассылки
• Срок действия: Бессрочно
• Отзыв согласия: –
Запись 2:
• Дата: 03.06.23
• ФИО клиента: Петров С.В.
• Способ получения: WhatsApp
• Объем согласия: Только обработка ПД
• Срок действия: 1 год
• Отзыв согласия: –
Запись 3:
• Дата: 05.06.23
• ФИО клиента: Сидорова Е.А.
• Способ получения: Лично (письменно)
• Объем согласия: Обработка ПД, публикация фото работ
• Срок действия: Бессрочно
• Отзыв согласия: –
Запись 4:
• Дата: 10.06.23
• ФИО клиента: Козлов Д.И.
• Способ получения: WhatsApp
• Объем согласия: Только обработка ПД
• Срок действия: 1 год
• Отзыв согласия: 15.12.23
────────────────────────────
3. Протокол настройки защиты персональных данных
────────────────────────────
• Дата составления: 01.06.2023
• Ответственное лицо: Ваше ФИО
Устройства:
– Основное: Смартфон Samsung Galaxy S21
– Резервное: Ноутбук Lenovo ThinkPad (резервное копирование)
Меры защиты:
– Пароль на устройствах (8+ символов)
– Двухфакторная аутентификация в WhatsApp
– Антивирус Kaspersky (обновлен 01.06.2023)
– Шифрование папки с данными
– Регулярное обновление ОС и приложений
Резервное копирование:
– Еженедельно (воскресенье)
– Хранение на защищенном внешнем носителе
– Шифрование резервных копий
Доступ к данным:
– Ограничен только владельцем
– Передача третьим лицам не осуществляется
Обновление мер защиты:
– Пересмотр каждые 6 месяцев
– Следующее обновление: 01.12.2023
────────────────────────────
4. Шаблон согласия на обработку персональных данных (для WhatsApp)
────────────────────────────
Уважаемый(ая) Имя клиента!
Для оказания услуг мне необходимо получить Ваше согласие на обработку персональных данных. Я, Ваше ФИО, ИНН: Ваш ИНН, буду обрабатывать следующие данные:
– ФИО
– Номер телефона
– Другие данные (при необходимости)
Цель обработки: запись на услуги, информирование о визитах, ведение клиентской базы.
Срок хранения данных: 1 год с момента последнего визита.
Вы имеете право в любой момент отозвать согласие и запросить удаление Ваших данных.
Для подтверждения согласия, пожалуйста, ответьте на это сообщение словом «Согласен/Согласна».
ё
────────────────────────────
5. Журнал учета запросов на удаление/изменение данных
────────────────────────────
Запись 1:
• Дата: 15.12.23
• ФИО клиента: Козлов Д.И.
• Тип запроса: Удаление
• Содержание запроса: Удаление всех данных
• Дата исполнения: 15.12.23
• Примечание: Выполнено полностью
Запись 2:
• Дата: 20.12.23
• ФИО клиента: Иванова А.П.
• Тип запроса: Изменение
• Содержание запроса: Новый номер телефона
• Дата исполнения: 20.12.23
• Примечание: Данные обновлены
────────────────────────────
Конечный вариант можно адаптировать под реальные данные и требования компании, а также дополнить/изменить пункты с учетом внутренних регламентов.